企業が自ら公表している情報も個人情報？

当社は営業先リストの作成にあたり、タウンページやWebなどで情報を収集しています。企業が自ら公表している情報も個人情報にあたるのでしょうか。また、その情報を使用する際に気をつけなければならないことはありますか。

「企業が自ら公表している情報」の中で、会社の所在地、代表電話番号などの一般にいう「法人情報」は、当然のことながら個人情報保護法の適用外になります。
しかし、役員などの情報は個人情報となり得るので、個人情報保護法に沿った取り扱いが必要となります。個人情報の取得・収集においては、その利用目的を本人に対して速やかに通知し、あるいは公表しなければなりません。また、取り扱う個人情報の利用目的については、できる限り特定する必要があります。そして、利用目的の達成に必要な範疇を超えて、その個人情報を利用してはいけません。

【個人情報取得・収集時の留意点】

個人情報保護法では、個人情報を扱う事業者に対して一定の義務を課しています。その中で、個人情報の取得・収集にあたって行わなければならないのが「利用目的」の「通知」または「公表」です。個人情報を取得した場合には、原則として、速やかにその利用目的を本人に通知または公表する必要があります(個人情報保護法第18条第1項)。
条文では「個人情報を取得した場合」となっているため、事後の通知または公表でよいとされています。

通知・公表の具体的方法については、実際の個人情報の取得状況や利用形態に即して適切に行います。
通知の具体的な方法としては、文書の送付、電話による連絡、電子メールによる通知などがあります。本人に対し、正確かつ確実に伝達できる方法を採用することが求められます。
また、公表については、官報や日刊紙等への掲載、パンフレットやカタログへの記載・配布、Webへの掲載、事業所での掲示といった方法があります。この場合は、企業外の人間が、常識的な努力をすれば認識できるような状態にしておくことが求められます。

【公開されている情報について】

不特定多数に公開されている情報には、法律により公開されているものと、本人により公開されているものがあります。

前者の例として代表的なものが「会社代表者の氏名、住所」です。
商法の規定で、代表取締役の氏名や住所は登記する必要があり(商法188条第2項第8号)、商業登記簿謄本を見れば、誰でも「会社代表者の氏名、住所」を知ることが可能になっています。後者の例では「電話帳」です。電話帳に記載された「氏名」「電話番号」などが公開されている情報になります。Webサイトに掲載されている情報の多くも、後者といえるでしょう。

従来、このように公開されている情報の利用については、特に本人の同意はいらないとされ、本人に対して何もしなくてよいと考えられてきました。しかし、個人情報保護法では、個人情報の種類によって取り扱いを区別していないため、公開情報という位置づけ自体がなくなってしまいました。つまり、公開されている情報であっても、利用にあたっては他の個人情報と同じ法的取り扱いを行う必要があると解釈されています(個人情報保護法第18条第1項：前出)。
なお、電話帳に記載された「氏名」「電話番号」などを、そのまま事業用に使う場合に限っては(テレマーケティング等)、改めて利用目的を通知あるいは公表する必要はないとされています。
なぜならば、電話帳への情報掲載の経緯を考えた場合、本人が掲載を承諾しており、さらに、第三者が電話帳から掲載情報(電話番号や住所)を調べるという利用目的も明らかになっているからです。これは、「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合(個人情報保護法第18条第4項第4号)」に該当します。電話帳は、電話番号や住所などを調べるためのものですから、そこに掲載しているということはその利用目的を知った上でということになります。

【使用目的の特定】

個人情報取扱事業者は、取り扱う個人情報の利用目的をできる限り特定します(個人情報保護法第15条第1項)。

特定の程度については、「本人が予測可能な程度の具体的記載」というのが一般的な解釈です。例えば、「○○商品の改善のため」「新商品やサービスに関する情報のお知らせのため」といった記述は、「できる限り特定」した具体的記載と考えられます。
一方、「当社の事業活動に用いるため」「当社の提供するサービス向上のため」といった記述は、具体性に欠けると思われます。
詳しくは経済産業省のガイドライン(詳細は第1回記事)を参照するとよいでしょう。