優先順位感覚を養おう
仕事の成功は優先順位の決め方次第
机の上に山と積まれた書類。会議、クライアントとの打ち合わせ、来客・・・。 日々、たくさんの仕事を抱え、どこから手をつけていくかを迷うことも多いのではないでしょうか。やらなくてはならない多くのことを前にした時、どのように順番を決定していますか。仕事がうまくいくかどうか、優先順位の決め方が大きく影響していることは言うまでもありません。的確な優先順位の付け方をすれば、仕事はスムーズに流れていきます。逆にうまく進んでいかなかったり、商談のタイミングがあわないなど、どこかで滞ってしまっている時、多くの場合、優先順位の付け方に問題があるといえます。
すべてのことに優先順位がつけられている
仕事に限らず、私たちはありとあらゆることに関して、無意識でありながら常に優先順位をつけて行動しています。新聞をどの面から読むか、ご飯と味噌汁とおかずのうち、どれから手をつけるか。通勤時、エスカレータに乗るか思い切って歩くか。エスカレータに乗ったはいいけれど、右側に寄るのか左に寄るのか・・・といった日々の生活の中のひとつひとつのことにも私たちは優先順位をつけているのです。
何かを選び、何かを切り捨て、あるいは後回しにする、すなわち優先順位を決めることは「人生そのもの」といっても決して過言ではありません。あれもこれもと迷って結局全てが中途半端になってしまわないためにも、「優先順位」感覚を養ってみてはいかがでしょうか。
目標と時間を有効に使うことが決め手
仕事を行う際の優先順位はどのように決めていったらよいのでしょうか。A・B・C、3つのやらなくてはならないことがあったとき、まず大切なのは、ご自分の立場や役割をきちんと把握することでしょう。経営者、担当者、プロジェクトリーダーなどそれぞれの使命は何かを常にはっきりさせておけば、おのずと今やらなければならないことが見えてくるはずです。
そのうえでおすすめしたいのが、「その人が仕事において何を目標としているか」、また「限られた時間をいかに有効に使うか」という観点から重要度を計る方法です。
「目標は何か」及び「時間の有効活用」という観点から考えるとき、物事を おおざっぱに次の4つに分けてみると非常に分かりやすくなります。
- 緊急かつ重要なこと（病気や事故、締切りのある仕事、苦情処理など）
- 緊急ではないが重要なこと（生涯できる勉強や趣味、日々の健康管理、中長期のプロジェクト、豊かな人間関係作りなど）
- 緊急だけど重要ではないこと（突然の来訪、無意味な会議など）
- 緊急でも重要でもないこと（社内のウワサ話、無意味な電話やメール、待ち時間など）
これらは単純に割り切れるものではありませんが、忙しいなかで時間配分を行う際、このような振り分けが瞬時にできると、的確な優先順位がつけやすくなります。
ピンチを切り抜ける見極め方
一般的に、私たちはつい目の前にあること、つまり緊急なことが重要なことに見えてしまいがちで、とりあえず「緊急なこと」を優先させてしまいます。 しかし、そのことに振り回されていると、長い目でみ て、ご自分の目標の達成のための「緊急ではないけれど、重要なこと」に全く 手をつけられないまま年月が経ってしまうことになりかねません。
「重要かつ緊急なこと」が複数重なってしまった時は、どうすればいいでしょうか。その際は、自分にしかできないことを見極めることが大切です。他の人でもできること、任せても大丈夫なことは人に任せ、先にご紹介したようにご自分の立場や役割にあった任務を行うことでピンチを切り抜けることが大切です。いずれにしても自分なりの価値基準をしっかり持っていることが重要といえるでしょう。
切り捨てる勇気も大切
自分にとって重要なことと、他人にとって重要なことは、当然ながら異なるものです。その割り切りができていないと、時間がないときでも、他人からの頼まれ事に振り回され、自分の重要なことができなくなってしまいます。
仕事においても、プライベートにおいても、やりたいことがたくさんあることは素晴らしいことですが、どれをするか迷って結局何もしなかったり、逆にあれもこれもと手を出してすべてが中途半端になってしまっては本末転倒です。特にプライベートにおいては、やりたいことにあえて優先順位ならぬ劣後順位をつけて、下位にあるものは手を出さず切り捨てていく勇気を持つことが、結果的に潤いのある生活をもたらすのではないでしょうか。
こうして、仕事はもちろん日常のささいなことにも常に意識的に優先順位を決めていくと、なにごとにも問題意識が持てますし、ご自分にとって大切なことが何なのかも見えてきます。それを知ることが、優先順位感覚を養うことであり、生きることを理解することにもつながっていきます。
