阪神工業 株式会社 様は、昭和42年に設立以来、近畿圏をベースに、コンクリート製品を中心とした建設資材の製造販売業を営まれている。現地の石を使い自然を活かす護岸壁や車が通ってもガタガタ音がしない道路側溝など人と環境にやさしく機能美のある製品を提供されている。今回、社内での情報共有の推進と移動の不便さをなくすためにTV会議システムを導入された。

事務所に入ると、「片手にビジョン、両手でパソコン、足で稼いでお腹にご飯」という衣笠社長自作の標語が目につく。いろいろな思いのこもった標語であるが、ITの活用を推進される姿勢も読み取れる。阪神工業 株式会社 様は、社内の情報共有やコミュニケーションにITをうまく活用されている。例えば、営業日報は公開されているし、クレームや上司が重要と判断した営業日報は、 E-mailで関係者あるいは全員に配信される。また、自宅からでもE-mailはもちろん休暇届も申請できるようになっている。今回のTV会議システムの導入の目的を衣笠社長は次のように語る。「社員との情報共有の一つとして導入したので、ただ単に交通費が安くなるという事だけの理由ではありません。そういう意味ではTV会議はまだ社員への定着はしているとは言えません。」 単に、経費の削減ではなく、携帯電話、 E-mail 、グループウェアに次ぐ情報発信ツールと位置付けられている。「我々はTV会議をTV会議と呼ばず、ネットでのミーティングという軽い感じでとらえ、情報共有の一つとしてあると社員に広めたい。」(衣笠社長)

今回、「JoinMeeting」を導入したキッカケは、「インターネットが普及していく中で、我々が手に届くような予算で導入できるTV会議というのがどこかにあるはず。」という衣笠社長の発想にある。従来から、阪神工業株式会社 様の会議のスタイルは、報告書、議案は事前に共有フォルダに置き、会議では紙は配布せずプロジェクターで写し、議事録もホワイトボードに書いた内容をツールで電子化し保存するといったようにITをフルに活用されていた。したがって、「JoinMeeting」を使用して会議を行うことに違和感はなく、資料をプロジェクターを使わずに表示できる手軽さは求めるものであった。ただ、マイクやスピーカー、カメラの設定には試行錯誤された。なるべく、普段の会議と同じ感覚でできるように、ヘッドセットを使わない方式を考えたり、高感度カメラで全景が写るようにしたり、エコーバックのことを考えてマイクを選択したりといろいろと工夫された。「エコーバックを少しでも少なくするために、図のような配置をとりました。マイクには指向性があるので、スピーカーの音が直線的にマイクに入らないようにしたわけです。スピーカーの音量を少しでも低くするために、スピーカーを4つ置きました。」(衣笠社長)

TV会議システムの概要と実際の会議の様子は下図のようになっている。「JoinMeeting」は、富士通システムセンターにあり、インターネットを経由して利用している。なお、現在、営業所の回線がやや細いので、近々に改善される予定である。

「2人の人間が動く交通費・宿泊費等をあわせると『JoinMeeting』の1ヶ月の費用と同じになります。島根の人などは雪が降ると出張ができなくなってしまうことがありましたが、TV会議により解消されました。」と経費削減の効果と移動の不便さ解消についてシステム担当部長の小林氏は語る。会議以外にも活用されている。「昨年(2004年)の入社式にも使用しました。本社、滋賀工場、御坊工場の3つを中継して行いました。好評でしたので、今後は創立記念式などにも使用する予定です。」（小林部長）「システムに詳しい女性が、販売管理システムの操作を教えるのに、以前は、各地の担当者にそれぞれ教えていましたが、TV会議を利用することで、一度に複数の人に教えることができるようになりました。」（小林部長）というように大きな意味での情報共有、コミュニケーション推進のいろんな場面で役立っている。

「ちょっとしたミーティングにも使えればと思う。今まで出張費をかけて地方の人に会っていたのを、出張せずにシステムを使おうと考えるようになってほしい。強制すると、かえって反発して使わなくなる人が増えてしまうので、自然発生的に皆が使うようになってほしい。」と小林部長は利用者の裾野を広げたいと考えられている。利用者を広げるための阪神工業株式会社 様の考え方は、「グループウェアのときもそうですが、一度社員が使いだすと私達が思っている以上のいろいろな使い方をするようになります。そのため、私用でTV会議をしてもかまいません。メールも公私分けず使ってもよいことにしてますし、インターネットも同じです。禁止しなかったのは正解だと思っています。制約をすれば、逐一監視しなくてはいけなくなります。旅行の計画をインターネットで検索している人は、全く使わない人に比べれば、検索も上手になります。こちらから教えなくても個人的に使っていくことで覚えも早くなり、普及も早くなります。」（衣笠社長）といった社員の自主性を尊重したものである。このような考えの衣笠社長の下、阪神工業株式会社 様の打合せは、ネットでのミーティングがあたりまえになっていくことでしょう。