文書管理システムで情報共有と内部統制を実現
業務を効率化するとともに個人情報保護の仕組みを強化

株式会社トップアート様は、1951年の創業以来、日本の美術品小売業界をリードしてきた。日本画や書などの高級掛軸はもちろん、日本、ヨーロッパ、アジアといった世界各地の彫刻、陶磁器、絵画、宝飾品など、取り扱う商品は極めて幅広い。新聞、雑誌、ダイレクトメール、折込み広告、自社サイトなどを通した通信販売を主軸に、東京・銀座、広島市、東京・竹ノ塚にショールームを構えるなど、販売チャネルも多彩である。

［商品例］

花梨 「五重塔」 ゴッホ 「夜のカフェテラス」

その甲斐あって顧客数は実に100万人以上に上る。そこで、トップアート様では個人情報保護法や新会社法に対応すべく、顧客情報のさらなる厳密な管理に乗り出した。併せて、日々の業務で生まれる大量の帳票をデジタル化することも合わせて計画した。ペーパーレス化により、安全かつ効率的な文書管理を目指すというわけだ。

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導入の背景

基幹システムの重要かつ膨大なデータをいかに効率よく管理するか

トップアート様が基幹システムの構築に着手したのは、1980年代前半のことだ。20年以上に渡って稼動を続けてきただけに、基幹システムには100万人以上の顧客データと、その数倍に及ぶ取引履歴が蓄積されている。「たいていの業務システムは何か機能が足りなかったり使い勝手が悪かったりするものですが、その点、当社の基幹システムは自慢できます。業務を根底から支えてくれています」と語るのは、同社取締役社長の宮野原聖士氏だ。

基幹システムの膨大なデータは、同社のビジネスのあらゆるシーンで活用されている。例えば、顧客センターのオペレーターは顧客からの問い合わせに対して、システム上の顧客情報を電話番号等で検索。すると、商品の申込日や到着予定日、過去の取引履歴や問い合わせ内容などが一覧表示される仕組みだ。顧客情報や取引情報は正確性・最新性を確保するように、データベースの更新を図る。顧客対応のムラを失くすと同時に、素早くきめ細やかなオペレーションで顧客満足度を向上させているのである。また、蓄積したデータを柔軟かつ多角的に分析するマーケティング機能も基幹システムに備えた。商品や顧客属性、取引データなどをクロス分析することで、戦略的なマーケティングに役立てているわけだ。

同社の基幹システムには、こうした極めて重要かつ大量の情報がストックされているのである。それだけに、データ保全性の向上や管理の効率化は大きな課題だ。2006年5月には7度目となるハードウェアの入れ替えを実行。サーバにPRIMERGY6000を採用し、システムの信頼性をより高めることに成功した。また、サーバを置く情報管理室と帳票や文書を保管する書庫への入室をカードキーで制限し、重要な情報を入れる“器”にも気を配った。

3つの目的

さらには、文書管理の仕組みそのものを刷新。宮野原氏は、その意図を次のように説明する。
「目的は3つありました。1つは、個人情報保護法や新会社法に対応した文書管理システムを構築すること。基幹システムの情報や、そこから出力した帳票類は企業の秘匿データです。万が一、データが漏れて訴訟に発展すれば損害は計り知れませんし、会社の信頼も大きく損なわれるでしょう。この“万が一”が起こってからでは遅いので、先手を打つわけです。2つめはペーパーレス化です。火事や地震などの災害から自社データを守るため、デジタル化でリスク管理を図りました。紙ベースの文書が減れば、書庫スペースも減らせるメリットがあります。文書をデジタル化すれば、結果として文書へのアクセスも容易になる。目的の文書をあちこち探さずにすみます。これが3つめの目的といえます」

システムの概要

直感的な操作で使いやすく、コストパフォーマンスの面でも魅力

紙文書を含めた基幹システムのデータを安全かつ効率的に管理したい――。この課題を解決するために採用されたのが、電子帳票管理システム「Interstage List Works」と、ドキュメントファイリングシステム「楽2ライブラリ」である。システムの概要は図のとおりだ。

Interstage List Worksは、帳票をセキュアに守りつつ、有効活用する電子帳票システムである。多様なプラットフォームから出力された帳票を集約し、仕分けから保存、管理、流通、活用まで、電子帳票による一元管理と、情報の活用を実現。帳票のセキュリティと企業内の情報共有環境を整え、内部統制をサポートする。具体的には、基幹システムへのアクセスログを取得し、情報漏洩を抑止する。また、ログを追跡することで情報漏洩ルートの早期発見を果たすことも狙いだ。

一方の楽2ライブラリは、オフィス環境の改善と強化に威力を発揮する。紙と同じ感覚でファイリング、閲覧でき、高い操作性を誇る。両面カラースキャナ「ScanSnap」でスピーディーかつ簡単に登録も可能だ。これにより、社内のデジタル文書および紙文書をシステム上で一元管理し、情報共有の実現を図るのである。

情報管理室 係長の大室恭子氏は、「他社製品も比較・検討した上で採用を決めました。インターフェースが分かりやすくて使いやすい。何よりコストパフォーマンスに優れていたことが導入の決め手になりました」と振り返る。

宮野原氏は、両システムの導入を提案・実行した株式会社日本システムテクノロジーの貢献も高く評価している。「基幹システムの構築を含めて、20年来の付き合いです。サポート力に優れ、付加価値のある技術者がいるおかげで、いつもプラスアルファの業務改善を提案していただいています」と顔をほころばせた。

導入の効果

強固なリスク管理体制で、様々なメリット！

2つの文書管理システムの導入は、2006年夏から秋にかけて段階的に行われた。「システムを使っている現場スタッフの評判は上々。誰でも簡単に使いこなせるのがいいですね」と大室氏。さらに、「楽2ライブラリは登録がネックになるかと思っていましたが、ScanSnapでコピーを取る感覚で簡単に読み込みができます。キャビネットの中にバインダが入っているイメージで、見た目も分かりやすく、紙文書のように扱えます」と言葉を添え、操作性の高さに満足している様子だ。

楽2ライブラリへのデータ蓄積を順次進め、読み込みを終えた紙文書は廃棄処分していくというが、カタログや見積書などが着々とデータ化され、情報共有はすでに実現しつつあるようだ。バックアップを毎日行うことで、データ保全も万全だ。

「紙の文書はこれまで書庫にしまいこんでいました。ただ、スペースが限られていますから、入りきらない場合は、社内にはあるものの保管場所を把握しきれていないものも……。文書管理システムのおかげで、文書の保管にまとまりが出てきました」と大室氏。システム化で検索性が向上したうえ、社内のスペースも効率的に利用できるようになった。
特に経理帳票などは保管期間が7年間と決まっているため、書庫のスペースの確保に苦労していたという。今後はこの経理帳票のデータ化を更に進めていく予定だ。

宮野原氏は、法対応、ペーパーレス化、文書アクセスの容易化という3つの目的が果たせたことに満足気だが、さらに、「信頼されるセキュリティ体制を敷いていると、漏洩保険の保険料が安くなることもありますよ。」と語ってくれた。

今後の展開

システムを今以上に活用して、戦略的な発想に役立てる！

大室氏は、「ペーパーレス化されたオフィスというものは、馴染みのないスタッフにはイメージがわきにくいと思います。そこで、まずは情報管理室からペーパーレス化を進めて、可能な範囲で全社的に推進していきたいですね」と抱負を述べる。

両システムを顧客センターに導入することも視野に入れている。顧客センターには、社員とパートを含めて約30人が働いている。中にはパソコン操作に馴染みのないオペレーターもいるため、手軽に扱えるシステムが求められていた。Interstage List Worksと楽2ライブラリは、まさにその要望に合致したソリューションであった。2つのシステムを活用することで、内部統制を含めた顧客対応の精度が高まり、顧客満足度がさらに高まることは間違いない。

“暮らしのアートギャラリー”を標榜する同社は、消費者にとって身近なアートサプライヤーである。宮野原氏は、「和のなごみや暮らしの美が求められている時代。常に新しい商品をお客様に提供していきたい。そのために、システムを今以上に活用して、戦略的な発想に役立てていきます」と力強く締めくくった。

【株式会社トップアート様 会社概要】

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