導入事例
株式会社芙蓉ビデオエイジェンシー様

タイムカードと連動した在席管理で無駄を一掃
社員間の情報の風通しも格段にアップ！

株式会社芙蓉ビデオエイジェンシー様は、1968年に設立以来、放送機器・産業映像機器の開発を手がけられてきた。業界トップクラスを誇る卓越した技術力で、日本放送協会（NHK）と「HD_白キズ補正装置」や「ノイズリデューサー」（右上写真）の共同開発にもあたられ、日本映画テレビ技術協会の技術開発賞も受賞された。取引先は大手電器メーカーやTV放送局はもとより、近年は警察庁や地方自治体向けに災害情報を伝達する中継車なども納入されるなど、ビジネス展開の幅をますます広げられている。

神奈川県横浜市に本社を構え、2004年には工場を綾瀬市から本社近くの横浜へ移転された。組織力のさらなる緊密化と、社内の専門知識や高度なノウハウの結集を目指して、イントラネット型グループウェアのMyWeb Portal Office （以下、MyWeb）を導入された。

導入の背景

組織の成長とともに、社員の顔が見えにくくなった

株式会社芙蓉ビデオエイジェンシー様では、取締役社長の西沢清氏による指揮の元、市販のアプリケーションソフトを独自に発展させる形で、事務領域のIT化に意欲的に取り組まれていた。現場でその中心的役割を果たしたのが工場長の長房宥次氏である。
1990年、売掛・買掛データの自動集計に着手されたのを皮切りに、段階的にシステムを拡張。1997年には受発注データや納期・作業工程まで含めた生産管理システムを構築された。とはいえ、自前のシステムではメンテナンスや機能の拡張に限界がある。そこで、抜本的なシステム改革として、2005年4月に新たな生産管理の基幹システムを導入された。MyWebは、このシステム基盤の整備に伴って採用されたものである。

数あるコミュニケーションツールの中から、MyWebが選ばれた理由は2つある。
1つは、出張を含めた社員の在席管理が効率的に行えることだ。常に数人の社員が出張に出られているという状況で、ある社員がどこにいるかの把握は、同じチームの別社員に確認する方法が採られてきた。だが、これでは煩雑なうえ、尋ねられた社員の作業の手を止めるという非効率さにもつながる。

さらに、綾瀬から横浜へ工場が移転し、それまで2フロアだったオフィスが3フロアに増えたことも煩雑さに拍車をかけた。「社員同士の顔が見えにくくなり、呼び出しているのに目的の社員がつかまらないこともありました」と、長房工場長は振り返る。この課題をクリアするのに、「在席管理」や「スケジュール」機能を持つMyWebがぴったりだったわけだ。

導入の理由の第二には、社員間の情報共有の徹底を図るという目的があった。技術的な情報は、常に最新のものをキャッチアップしなければならない。特に、環境問題対策の高まりやRoHS（ローズ）指令（電気・電子機器を対象にしたEUの有害科学物質規制）などを受けて、社員の情報感度を高める必要がある。
生産・技術統括の副工場長・新崎功氏は、「古い型の半導体で設計すると後の修正作業が大変なんですが、最近は廃品が多いため、最新情報をいかに早く社員へ周知するかに神経を使います」と吐露する。

情報の告知はこれまで、回覧や朝礼の場、壁かけの掲示板などを通して行われてきたが、つい見過ごす社員がいたり、回覧の紙が途中で紛失したり、出張中の社員のデスクの書類に埋もれてしまったりすることもあったという。社員同士で最新の知識を共有し、さらにお互いのノウハウを伝え合うことで技術を切磋琢磨していく、そんなナレッジマネジメントツールとしての期待もMyWebには寄せられていたのだ。

システムの概要

出退データとリンクして、使い勝手をさらに向上！

MyWebには15種類もの機能が備わっている。「掲示板」「スケジュール」「電子会議室」「在席管理」といった基本的なコミュニケーション機能はもちろん、「日報管理」「共有アドレス帳」「アンケート」「設備予約」といった業務の効率化に役立つ機能も包括的に含まれる。

さらに今回のケースでは、ユーザーである社員の方々の利便性を高める特別な工夫も凝らされた。MyWebと、アマノ株式会社製のタイムレコーダでデータを連動させるのである。「社員は出退社の際に自分のカードを必ずタイムレコーダに記録しますから、2つのデータを連携することで、必然的に正確かつ確実な在席管理が果たせるわけです」と、長房工場長はこの組み合わせの妙に胸を張る。データ移送のための新規開発は必要だが、システムそのものの柔軟性・拡張性の高さがより使い勝手のいい仕組みを実現した好例といえるだろう。

出退データとの関連図

こうして“芙蓉ビデオエイジェンシー版MyWeb”は、2005年5月に稼働をスタートした。半年経った現在、特に活用されている機能は以下の5つだ。

• 「在席管理」で社員の在席情報を一目でチェック。不在者には伝言メモも作成できる
• 「スケジュール」を利用して出張／外出している社員やその行き先を把握。「社内」「社外」「私用」など、スケジュールの内容ごとにわかりやすく色分けして表示される
• 「掲示板」で専門知識や業界の動向、技術情報、総務連絡などを全社員で共有している。記事ごとに既読情報を確認でき、掲載期間や承認依頼も設定できる
• 「設備予約」で車両や特殊試験機、会議室などの予約状況を一元管理。1日、1週間、1ヶ月ごとに予約されている設備や時間帯が色で表示される
• 「アンケート」機能で社内イベントの日程調整を図る。結果はグラフで表示される

導入当初は、席を外すときに不在フラグを更新し忘れる社員もいたという。しかし、本社と工場を結ぶネットワークとして、MyWebは確かな根を下ろしつつある。
「最近は、外出の多い社員は必ずスケジュールにデータを入れています。基幹システムとほぼ同時に稼働し始めましたから、そちらをマスターすることが優先されがちですが、それでも半年でこれだけ浸透しているのはうれしいこと。アクセス数も日を追って増えているんですよ」（新崎副工場長）

誰でも簡単に操作できる優れたインターフェースや、所属階層や決済機能の充実など日本の組織風土に合わせた機能といったMyWebならではの特性に加え、タイムレコーダと連携した優れたユーザビリティがスピーディーで安定的なシステム定着の決め手となった。

導入の効果

管理者・一般社員・事務方の三者すべてにメリットが

MyWebの浸透と比例して、導入の効果も見えている。
「MyWebを見れば在席状況が一目でわかるので、不在者を探す無駄な時間がなくなりました。スケジュール機能とあわせて、出張している社員が誰で、今どこにいるのかもすぐわかります」と、長房工場長は語る。目的の社員の所在をめぐって、チームの別の社員が仕事を中断することもなくなり、作業の精度もこれまで以上に向上しているはずだ。

同時に、以前は社員1人分ずつチェックしていた勤怠管理が自動集計できるようになったため、総務のスタッフの作業も楽になったという。タイムレコーダと連動した在席管理は、「管理者」「一般社員」「事務方」の三者すべてにメリットをもたらした。

もう1つの課題だった社員への最新情報の徹底やナレッジマネジメントの実現についても、確かな手応えがあるという。
「MyWebの掲示板機能は未読者が一目瞭然なので非常に重宝しています。新たにアップされた情報は“new”と表示されますから、回覧形式のときのように“知らない”とは言わせません。“重要な情報を発信したければ、MyWebに載せなさい”とも言っているんですよ。導入前と比べれば大きな変化だと思います」（新崎副工場長）

ある情報がアップされ、その間違いを即座に別の社員が訂正することもあれば、技術的な質問に対して他の社員が解決策を書き込むこともあるという。知識はもちろん、ノウハウや経験則もMyWebの掲示板に日を追うごとに蓄積されているわけだ。

簡単な操作で、確実な成果を手に入れる――MyWebの導入によって、社員たちの間で静かに、かつダイナミックに情報革命が進められているのである。

将来の展望

公共性の高い事業に職人ワザで貢献する

2011年にはテレビのアナログ放送は終了し、デジタル放送に完全に移行する。テレビ放送業界は現在、大きな転換期にある。さらに、警察組織や地方自治体が災害用に放送中継車を発注するなど、危機管理の面からも特殊映像装置のニーズは高まるばかりだ。

デジタル画像処理の世界の最前線を行く株式会社芙蓉ビデオエイジェンシー様にとって、この状況は大きなビジネスチャンスである。
「特に中継車の開発については力を入れることになると思います。海外も視野に入れて、3ヵ年計画で拡大していけたら」と、新崎副工場長は展望を語る。

一方で、放送事業や災害情報の中継車製作などは公共性が高く、作り手は大きな責任を負わされる。中でも中継車は顧客の要望に応じたカスタマイズが必要とされ、1つひとつの商品が知恵と最新のテクノロジーの結晶であるという。そんな職場環境において、MyWebは情報を共有する媒介であり、無駄のない在席管理を実現するツールであり、さらに知恵やノウハウの貯蔵庫にもなりつつある。

最先端の技術を使いこなしながらも、妥協の許されない職人の世界。「だからこそ、ノウハウや技術を蓄積しながら、常に新しい情報を追いかける必要があるんです」と長房工場長は説く。株式会社芙蓉ビデオエイジェンシー様の世界を見据えた勝負に向けて、MyWebは戦える組織作りに欠かせない存在となるはずだ。

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