電子帳簿保存法のスキャニングについて
Q
電子帳簿保存法の改正に伴い、スキャナで読み込んだ「電子文書」の保存が認められたそうですが、スキャナに読み込む際の留意点についてお教えください。
A
電子帳簿保存法の改正に伴い、国税庁から『「電子帳簿保存法取扱通達の制定について」の一部改正について(法令解釈通達)』が出されています。
その中で、「入力すべき記載事項の特例」について以下のとおり記述されています。
「法第4条第3項(国税関係書類の電磁的記録による保存)の適用に当たっては、国税関係書類の表裏にかかわらず、印刷、印字又は手書きの別、文字・数字・記号・符号等の別を問わず、何らかの記載があるときは入力することとなる(注1)が、書面に記載されている事項が、取引によって内容が変更されることがない定型的な事項であり、かつ、当該記載されている事項が規則第3条第5項第4号(スキャナ保存における電子計算機等の備付け等)に規定する電磁的記録の保存する場所において、同一の様式の書面が保存されていることにより確認できる場合に(注2)は、当該記載されている事項以外の記載事項がない面については入力しないこととしても差し支えないこととする。」
この記述からお判りいただけるように、スキャナ保存をする場合、保存する「紙」に表裏両面の記載がある場合には、両面をスキャニングしておく必要があります。白紙の場合はスキャニング及び保存をしなくてもいいこととなります。ただし、記載されているものの意味を問わず何らかの記載(=電話のメモであっても)がある場合は、スキャニングを行い、保存しておく必要があります。(注1)
また、注2の記述から判断できることは、同一の様式ですべて同一の印字がされている場合、その様式の1枚でも紙での保存がされていれば、スキャニングする必要がないこととなります。(一部でも訂正されている場合は、スキャニングする必要があります。)
以上のように、スキャニングする際の留意点をまとめると、
- 表裏両面に記載があるものは両面ともスキャニングする。
- 白紙の場合は、スキャニングしなくてもいい。
- 紙で保存されている場合で、同一の様式の場合はスキャニングしなくてもいい。
ということになります。
(太字及び注は筆者が施しました)
税理士 横山 三郎
[2006年2月22日 掲載]
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