パソコンを私的に使用する従業員への対応

勤務時間中に会社のパソコンを使って、私用メールのやりとりや、通販サイトなどを観覧している従業員がいます。このような従業員に対してどのように対処したらよいでしょうか。また、処分を前提にこの従業員の電子メールの内容を調査したいのですが、プライバシーの侵害だと反発を受けかねません。どのような点に注意すればよいでしょうか。

従業員は会社に対し誠実に業務を遂行する義務を負っています。勤務時間中に私用メールのやりとりをするなどの行為は業務専念義務違反ということができます。よってこのような従業員に対しては業務に専念するように厳重に注意し、それでも改まらない場合は就業規則に基づいて譴責処分等の懲戒措置を講ずることになります。

確かに社用パソコン内の電子メールの送受信履歴などをチェックする場合にプライバシーの問題が懸念されます。しかし、社用パソコン等の設備には会社の施設管理権が及びますので、パソコン内の私用メール等の個人情報は必ずしも私的なものとは言えず、プライバシー保護の度合いは相当に低下します。

会社が社用パソコン内の電子メールをチェックすることについて判例（東京地判 平成13年12月3日）では、「監視の目的、手段及びその態様等を総合考慮し、監視される側に生じた不利益とを比較考量の上、社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り、プライバシーの侵害となると解するのが相当である」と社内ネットワークにおける私用メールの監視を肯定しています。
もちろん従業員側の意識としては感情的に不信感を抱くこともあるので、「勤務時間中の私用メールは禁止する」「会社は、電子メールの内容を自由に調査できる」旨を社内規程などで明確にしておき、事前に周知することが大切です。